Teamconflict bij gemeente of overheid en de dans van de spreeuwen

Het is een zwaar woord: teamconflict. Een conflict duiden geeft een zware lading. We horen dat nog al eens terug in gesprekken met bijvoorbeeld gemeentes, overheden of semi-overheden. Het lijkt soms wel dat de overheid in ieder geval liefst geen conflicten kent. Maar niets menselijks is de overheid en semi-overheid vreemd. Echter: Waar mensen samenwerken, ontstaan ook “conflicten”. Zo gaat dat nu eenmaal. En het liefst willen we deze vermijden. Toch zien wij bij Mayet Mediators ieder conflict ook als een kans. Samenwerken is een dans, een samenspel, van leiders en volgers. Het is zoals de spreeuwen in een wolk in de lucht dansen. Een groep van soms duizenden spreeuwen danst als één geheel door de lucht. In een perfecte choreografie voeren ze een waar spreeuwenballet op en komen zo waar de willen zijn. Wat er dan gebeurt is ongelofelijk om te zien. Zo wil je toch samenwerken in een team!

Conflictcoaching is een oplossing voor een niet werkend team

Wanneer een team niet meer effectief samenwerkt en er gedoe ontstaat, wil je een oplossing. Echter, wanneer we dan het woord mediation noemen, dan triggert dat vaak. “Mediation? Dat is een veel te heftige term, we hebben namelijk geen conflict. Nee, het marcheert gewoon niet zo in ons team, in onze samenwerking. Kunnen jullie niet beter coaching aanbieden?” Teamcoaching, een buddy of coach hebben, het fenomeen “een luisterend oor zijn”, het zijn mogelijkheden die vooral binnen de gemeente, de overheid en semi-overheid tot de normaalste zaak van de wereld horen. En dat is op zich goed, maar soms niet voldoende. Uiteindelijk gaat het om het oplossen van een kwestie binnen een samenwerkingsverband. Er is soms meer aan de hand en dat los je minder goed “binnenshuis” op. Het team werkt als een systeem van overdracht en tegenoverdracht en de daarbij behorende valkuilen en triggers. Natuurlijk mag mediation ook conflictcoaching heten. Of herstelmediation. Of preventieve mediation. Het maakt ons niet uit natuurlijk. We willen graag een bijdrage leveren aan de oplossing van een kwestie in het team. Wanneer een team niet efficiënt werkt en er – vaak in de onderstroming – van alles speelt, dan wil je dat het opgelost wordt. Daar gaat het om. En welke naam het beestje heeft? De naam doet er niet toe, het gaat om het resultaat.

Wat maakt een conflict binnen en team of samenwerking zo ingrijpend?

Er gebeurt vaak een heleboel in een niet goed samenwerkend team. De verschillende teamleden hebben (ogenschijnlijk) een ander standpunt waar ze aan vasthouden, kunnen niet meer zo goed open staan voor de ideeën of mening van de ander. Een natuurlijke reactie is vaak dat het team dan maar doet alsof het er niet is, het conflict of de persoon wordt genegeerd of vermeden. Soms wordt het onderwerp van conflict wél besproken. En dat kan leiden tot verdeeldheid binnen het team, en in het ergste geval wordt er ook een zondebok aangewezen. Het leidt tot klachten, reactief gedrag of passief-agressief gedrag van teamleden en dat drijft de onderlinge verbinding uit elkaar. En wanneer mensen niet meer met elkaar praten maar over elkaar praten, dan is het hek van de dam. De een voelt zich slachtoffer van de ander en er ontstaat een negatieve sfeer. Het neemt de energie weg uit het team, mensen worden er moe van. We merken soms zelfs dat mensen lusteloos naar het werk komen en al helemaal moe naar huis gaan. Dit is een situatie die voor niemand goed is. Werknemer en werkgever doen elkaar te kort.

Preventieve mediation of conflictcoaching: Het niet vertelde verhaal komt aan de orde.

Natuurlijk zal de manager dit willen aanpakken en bespreekbaar maken. Dat is echter wel een moeilijke situatie. Want het niet vertelde verhaal moet boven komen. En is dat wel veilig genoeg? Emoties spelen namelijk ook een rol, want een team dat niet effectief is of zichzelf niet meer kan sturen, is niet meer in staat om zonder hulp op de rit te komen. Er kan een verwaarloosd team ontstaan. Het danst niet meer in een grote wolk, samen in kracht vooruit op zoek naar de plek waar je wilt landen. De communicatie stokt, je doet jezelf én elkaar, vaak onbedoeld, geweld aan. Laat het niet zover komen is ons devies en laat van buiten af, van buiten het systeem een professional aan de slag gaan met het team. Dat valt allemaal onder de professie van een mediator in zijn/haar rol als conflictcoach. Daarbij zijn een aantal stappen te nemen in het proces. Hieronder sommen wij deze stappen op.

Stappenplan voorafgaand aan een traject van conflictcoaching

1. Herken en erken de situatie binnen het team en benoem het conflict of de kwestie die speelt.
2. Ga na of er motivatie en wil is bij alle teamleden om tot een oplossing van het conflict te komen.
3. Probeer de kwestie duidelijk en concreet te omschrijven, zodat alle teamleden precies begrijpen wat er aan de hand is en wat er speelt. Houdt de beschrijving feitelijk en zonder waardeoordelen of emoties erin. Wellicht kun je ook de oorzaak en het gevolg van de situatie omschrijven.
4. Om tot een oplossing te komen stel je een actieplan op met een heldere procedure. Zoek een registermediator/conflictcoach met affiniteit voor teams en groepen.
5. Maak voor de korte termijn afspraken in het team rondom gedrag, manier van omgaan met elkaar en communicatie. Maak een pas op de plaats en de-escaleer de situatie “for the time being”.
6. Zorg dat er op korte termijn een eerste interventie is van de mediator / conflictcoach. Dit wekt vertrouwen op en hoop voor de toekomst.

Hoe gaan Mayet Mediators te werk bij een teamconflict?

Onze conflictcoaching is gericht op herstel van de onderlinge verbinding. We zijn transformationele mediators en ons uitgangspunt de methode van de geweldloze communicatie (M. Rosenberg) te gebruiken. Herstel van onderlinge relaties die door de kwestie wellicht beschadigd zijn. Zodat het team weer kan dansen in een grote wolk van positieve flow. Wat mag je verwachten?

1. Verbeteren van het onderling begrip op niveau van ieders behoefte en gevoelens en daarbij op een effectievere manier met elkaar communiceren.
2. Ontspanning, erkenning, gehoord en gezien zijn en uiteindelijk ook herkenning van bepaalde systemen, gemiste kansen of valkuilen in de onderlinge samenwerking.
3. Daarbij krijgt een ieder de kans zijn of haar eigen aandeel in het geheel te zien en ook verantwoordelijkheid te nemen voor zijn of haar eigen deel van het geheel. Onze trajecten brengen daarmee een geheel team in beweging.
4. Daarbij leert het team ook wat er nodig is om in beweging te komen en vooral wat ze van elkaar nodig hebben. En tenslotte hoe je daar het beste over communiceert of omgaat met elkaar. Dat levert waardering op en meer begrip onder elkaar.
5. Een traject van conflictcoaching, teamcoaching of herstelmediation, preventieve mediation is altijd een positief proces en toekomstgericht. Daarom maken we meetbare afspraken en is borging voor de (middel)lange termijn ook belangrijk. Zo kunnen er gemeenschappelijke doelen worden geformuleerd en kan het team hier met elkaar ook verantwoordelijk voor nemen.

Kom in actie wanneer een team niet effectief werkt.

Hebben jullie binnen de gemeente, overheid of semi-overheid ook beslist geen conflict in het team? Maar is er wel van alles aan de hand en zou je dit graag opgelost zien? Neem dan contact met ons op. Onze werkwijze is als volgt:

• We maken met elkaar kennis, persoonlijk of tegenwoordig ook via zoom.
• We inventariseren de situatie aan de hand van de wensen en de behoeften die leven.
• Met elkaar formuleren we doelen en doelstellingen.
• Dit wordt uitgewerkt in een plan van aanpak en offerte.
• Deze wordt toegelicht en na akkoord zorgen we ervoor dat er op korte termijn een start kan worden gemaakt.

En bij behoefte is er altijd de mogelijkheid om een persoonlijke kennismaking en kick-off presentatie aan het team te organiseren, waarbij we een korte toelichting op het programma. Onze ervaring is dat dit enorm enthousiasmeert en eventuele weerstanden wegneemt.

Mayet Mediators leveren altijd maatwerk, samen mee-dansend in de spreeuwenwolk.

Kortom: Mayet Mediators levert altijd maatwerk en gaat voor de hoogst mogelijkste kwaliteit. Onze conflictcoaching trajecten worden ervaren als een “feestje”. Met hoop voor de toekomst. Praktisch en direct toepasbaar. We beschikken over een uitgebreide gereedschapskist van communicatiemodellen en interventietechnieken en werkmodellen. Zo kan altijd het beste alternatief voor ieder teamcoachingstraject worden gekozen. We weten wat we doen, waar we mee bezig zijn. We gunnen alle teams de flow van de dansende spreeuwen. Herken je je in deze blog? Is er misschien ook sprake van een verwaarloosd team. Wil je ook weer dansen als de spreeuwen? Bel ons gerust voor meer en vrijblijvende informatie. Dan sparren we eerst met elkaar over de situatie en kunnen we een plan van aanpak maken met elkaar. info@mayet.nl of 085-7730212