Extern vertrouwenspersoon

Op zoek naar een extern vertrouwenspersoon?

Als vertrouwenspersoon luisteren wij naar het verhaal van de melder. We staan naast de melder en samen bekijken we welke stappen er genomen kunnen worden. Wij geloven dat een vertrouwenspersoon iemand moet zijn van buiten de organisatie. Immers je wilt de drempel voor een melder zo laag en zo veilig mogelijk houden. 

Het kan gaan om een persoonlijke beleving of situatie ten aanzien van ongewenst gedrag of het kan gaan over misstanden binnen het bedrijf, de organisatie of de maatschappij. We ondersteunen de melder en bewaken het verloop van de afhandeling van de klacht en de gemaakte afspraken. Omdat we als extern vertrouwenspersoon onafhankelijk zijn hebben we niets te maken met de machten en krachten binnen de werkomgeving. En dat maakt de drempel voor de melder stukken lager. Natuurlijk garanderen we volledige vertrouwelijkheid, wat iedere melder de vrijheid geeft om zorgen te delen zonder angst voor interne repercussies.

Onze rol als vertrouwenspersoon kan variëren afhankelijk van de specifieke behoeften van de organisatie, maar over het algemeen omvat deze de volgende taken:

1. Luisteren en ondersteunen: We bieden een vertrouwelijke en empathische luisterend oor aan mensen die met problemen te maken hebben. We zorgen ervoor dat de betrokkenen zich gehoord en begrepen voelen.

2. Adviseren: Wij geven advies geven over mogelijke stappen die de melder kan nemen om hun problemen aan te pakken, inclusief het doorverwijzen naar interne of externe bronnen voor verdere hulp of begeleiding, zoals bijvoorbeeld een mediator.

3. Vertrouwelijkheid waarborgen: Het handhaven van strikte vertrouwelijkheid is een essentieel onderdeel van de rol van een extern vertrouwenspersoon. Mensen moeten erop kunnen vertrouwen dat hun informatie veilig is en niet zonder hun toestemming wordt gedeeld.

4. Rapporteren: Afhankelijk van de afspraken met de organisatie, kunnen wij periodieke rapporten uitbrengen over trends, problemen of zorgen die binnen de organisatie zijn geïdentificeerd, zonder de vertrouwelijke informatie van individuele betrokkenen te onthullen.

5. Voorlichting en preventie: Wij kunnen ook een rol spelen in het bevorderen van een gezonde werkcultuur door voorlichting te geven over beleidsmaatregelen, procedures en gedragsnormen binnen de organisatie om problemen en conflicten te voorkomen.

Als extern vertrouwenspersoon zijn we onpartijdig en we hebben geen directe belangengroep binnen de organisatie. Dit kan het gemakkelijker maken voor mensen om zich open te stellen en problemen te bespreken zonder bang te zijn voor mogelijke repercussies. Over het algemeen is het doel van een extern vertrouwenspersoon om een veilige en vertrouwelijke ruimte te bieden waarin individuen problemen kunnen bespreken en waarbij de nadruk ligt op het ondersteunen en begeleiden van de betrokkenen in hun zoektocht naar oplossingen. 

Lid Klachten- en Geschillen Commissie

Mayet Mediators kunnen ook aangesteld worden als extern lid van een klachten- of geschillencommissie. We hebben daarbij ruime ervaring in de zorg, scholen en overheden. Zoek je een extern lid voor een klachten- of geschillencommissie?

Neem gerust contact op, dan kijken we wat we voor jullie kunnen betekenen.

Voordelen van een extern lid van de klachten- en geschillendommissie

Als extern lid van de klachten- en geschillencommissie kunnen Mayet Mediators een cruciale rol spelen bij het professioneel oplossen van klachten en geschillen binnen een organisatie. Het inzetten van een onafhankelijk extern lid biedt verschillende voordelen en waarborgt een eerlijke en effectieve afhandeling van deze kwesties.

Allereerst brengt een extern lid objectiviteit en neutraliteit in het proces. Dit zorgt ervoor dat de belangen van alle betrokken partijen eerlijk worden afgewogen, zonder enige vooringenomenheid. Hierdoor wordt het vertrouwen in het klachten- en geschillenproces versterkt, wat leidt tot een positiever imago voor de organisatie.

Bovendien beschikt een extern lid vaak over gespecialiseerde kennis en ervaring op het gebied van conflictoplossing en juridische vraagstukken. Dit stelt hen in staat om complexe klachten en geschillen op een professionele en efficiënte manier aan te pakken.

Kortom, het inschakelen van een extern lid van de klachten- en geschillencommissie bevordert niet alleen de geloofwaardigheid en transparantie van uw organisatie, maar garandeert ook dat klachten en geschillen op een professionele wijze worden opgelost, wat uiteindelijk de tevredenheid van alle belanghebbenden verhoogt.

Extern voorzitterschap

Verwacht je dat een bespreking lastig wordt? Komen besluiten langzaam tot stand? Zijn er verschillende belangen? Wil de voorzitter de handen vrij hebben in het overleg om zelf inhoudelijk mee te kunnen vergaderen? Is er reflectie nodig op de wijze van samenwerken?

Dan staan Mayet Mediators paraat om als externe voorzitter de onafhankelijke gespreksleider te zijn. Wij hebben geen belang bij het resultaat van de bespreking. Als onafhankelijk gespreksleider ligt de focus vooral op de bijdrage van deelnemers, het besluitvormingsproces en de totstandkoming van het resultaat.

Lijkt het je wat om met een extern voorzitter te werken? Neem gerust contact op, dan kijken we wat we voor jullie kunnen betekenen.

Waarom kies je voor een externe voorzitter?

Het kiezen voor een externe voorzitter voor een organisatie of een vergadering heeft verschillende voordelen, afhankelijk van de specifieke situatie en doelstellingen van de organisatie. Hier zijn enkele van de voordelen van het hebben van een externe voorzitter:

1. Onpartijdigheid: Een externe voorzitter heeft doorgaans geen persoonlijke belangen of voorkeuren binnen de organisatie, wat kan helpen bij het handhaven van objectiviteit en onpartijdigheid tijdens vergaderingen of bij het nemen van beslissingen. Dit kan belangrijk zijn bij het behandelen van gevoelige kwesties of conflicten binnen de organisatie.

2. Expertise en ervaring: Mayet Mediators worden als externe voorzitter vaak gekozen vanwege de waardevolle inzichten en vaardigheden die we bieden om de efficiëntie en effectiviteit van vergaderingen of besluitvormingsprocessen te verbeteren.

3. Neutrale facilitering: Als externe voorzitter kunnen we vergaderingen effectief faciliteren en ervoor zorgen dat alle deelnemers gelijke kansen krijgen om hun standpunten naar voren te brengen. We kunnen de discussie sturen en deelnemers aanmoedigen om constructief samen te werken.

4. Frisse perspectieven: Als externe voorzitter kunnen we nieuwe ideeën en perspectieven in de organisatie brengen, omdat we niet vastzitten in de interne cultuur en gewoonten. Dit kan helpen bij het doorbreken van denkpatronen en het bevorderen van innovatie.

5. Verhoging van geloofwaardigheid: Het hebben van een externe voorzitter kan het vertrouwen van stakeholders vergroten, omdat het laat zien dat de organisatie bereid is om externe expertise en leiderschap te omarmen. Dit kan vooral belangrijk zijn in situaties waarin er bezorgdheid is over belangenconflicten of partijdigheid.

6. Conflictbeheersing: Als er binnen de organisatie sprake is van conflicten of spanningen, kunnen we als een externe voorzitter helpen bij het beheren van deze situaties op een professionele en objectieve manier. Conflicthantering kunnen we als de besten.

7. Focus op strategie: We kunnen de interne leiders van de organisatie ontlasten, zodat ze zich meer kunnen richten op strategische kwesties en de dagelijkse operationele zaken aan anderen kunnen overlaten.